如果你没时间，就请一图了之
上一期我们谈到如何管理20%的关键任务，用小能熊3things系统，每天用早上精力最好的十分钟，确立3things，每天、每周围绕3things执行，最后每周对3things进行复盘。今天我们谈谈如何对待80%常规任务。
多任务？如何忙而不乱
现代社会，我们每个职场人每天都在忙，甚至有人用“救火队长”来形容自己，“忙”成为了一种文化。可是一年忙到头，在总结的时候好像也不知道忙了啥，我们用身体的忙替代了精神的“忙”，让精神世界停滞不前。
“忙”＝心＋亡
“忙”是自我感动的精神*药，觉得自己好忙所以自我感动，然后开始内心松懈放松对我的要求，比如白天忙了一天，回到家就像“刷剧”“葛优躺”，长期下来会开始抱怨，“感觉身体被掏空”“为什么领导看不到我的忙？”，在失败中孤芳自赏，觉得我这么厉害怎么别人就是不理解？
“忙”≈“忘”＝亡＋心
一忙起来我们就无暇区分哪些是20%的关键任务、哪些是80%的常规任务了，每天停留在完成大量事项的“自我感动”中；一忙起来，我们甚至会忘记很重要的事情，忘记“为什么出发……”
这时候我们就需要一个系统：
个人任务管理系统
个人任务管理系统是时间管理系统中的一种方法，包含个人任务管理和团队任务管理，其中比较流行的是一种称为GTD（getthingsdone）的管理方法。任务管理系统让我们：
用外脑来记事情，用大脑来做事情
然而传统的GTD过分强调形式，经常会让人陷入为了GTD而GTD的困境，为了简化GTD小能熊发明了一页纸任务管理系统，它有3个核心概念：
1.收件箱／inbox：收集任务
有些人的办公桌的桌面和电脑桌面堆满了各种各样的文件，凌乱无序，充分展现了他们的“忙”和“乱”，然而根据GTD的规则，这些地方应该是收集箱，只能用来保存正在处理的任务以及当天收集的新任务。其他任务应该归档整理。
举个例子，比如老婆让你买东西，如果她每说一样你都跑一趟那就是把自己的时间和任务碎片化了，正确的做法应该是先用便利贴记下来贴在冰箱上，等到一天晚一些的时候或者一周找一个时间一起去买化零为整、顺利完成任务。
2.任务体系：+52+12
天日计划，每天花10分钟
52周周计划，每周花30分钟进行复盘和计划
12个月月计划，每月一号花1小时查看年度计划和任务完成进度
3.复盘：睡前5分钟
每天临睡前花5分钟的时间回顾一天的“时间花费”清单，看看自己的时间开支，复盘一天的任务情况。
小能熊的一天｜如何用1页纸做好任务管理
上图就是小能熊1页纸任务管理系统，在这一页纸上，分成了3个区域：ABC。
A区：任务收集区
用来收集任务、避免遗忘、缓解大脑压力。
同时想着好几件事情，肯定做不好任何1件事情，所以每天开始的时候就要在这个区域写下这一天的所有任务，这时不需要区分任务到底是核心任务还是常规任务，当天新产生的任务也记录在此。
B区：每日计划区
每天早上花10分钟给自己立下今天的flag。这个时候是一天当中最清醒、最理智、最热血的时候，所以适合做日计划这种高ROI（投资回报率）的事情。
2个建议：
把重要不紧急的任务提升到战略高度
给每个任务设一个时间限制
deadline是第一生产力，没有deadline也要创造deadline
著名的帕金森定律说，一项工作任务会无限扩张直到它的截止日期，简单来说就是不到快要考试我们绝不沉下心来复习，快到交稿日期才开始熬一两个通宵……为了避免出现到期才拼命赶工的现象，我们需要给所有事情都设置一个deadline。
C区：归档复盘区
这里是每天的时间轴，从早上八点到晚上八点，记录下自己每项任务的完成时间段，这样每天结束的时候，我们就知道这一天时间都去哪了，以及我们都做了哪些事情。
来源：3年审计师期间的任务管理实践
1页纸任务管理系统是从3年的任务管理实践中总结出来的。起初用普通的拍纸本记录下一天的任务和时间花费，不断迭代到今天的小能熊1页纸任务管理系统。
原则：
需要专注的任务，我们用番茄工作法，提高专注力和效率；
琐碎的任务，化零为整批处理。
操作：
当天的任务当天消除；
如果不能消除，移到下一天；
每周、每月都有一个总体规划。
每年用一本日记，记录时间历程。
如何打通“一页纸GTD”和“3things系统”呢？
我们知道3things其实就是重要但不紧急的20%关键任务，应该出现在一页纸的B区，那么我们仅需要用便利贴写下3things，并分配好所需番茄时间的数量，就成功打通了两个系统。
有秩序的人生
掌握和应用“1页纸任务管理系统”有三大好处：
1.让我们过忙而不乱的生活。因为把所有的任务都照单全收，所以就不存在遗忘的问题，在事情太多的时候依然可以妥善的将核心任务放在收要任务，让我们忙的有成效；
2.清空大脑。心里想着其他的事情，那么当下的事情也无法专注。比如你正在写一份总结，这时领导请你帮忙买一本书，如果你停下手中的写作去买书那就可能丢失灵感，如果你想等忙完这一会儿再去买，那有可能就忘记了，这时候应该怎么做呢？拿出这一页纸，将临时任务记录在“收集箱”中，等一下再去处理。每一次当你这样做的时候，你做事的秩序感就建立起来了，会逐渐消除因为忙而带来的焦虑感觉；
3.释放执行力。这一页纸将任务管理系统（80%常规任务）与3things（20%核心任务）完美的结合在一起，让我们执行力爆表。
我是stephanie，一个有颜、有趣、有料的女子。
大鱼小鱼慢慢游